Cómo reclamar una factura impagada: del burofax al embargo
La escalera completa, con los tres importes que casi nadie reclama, el procedimiento judicial que no necesita abogado y el plazo que hace que muchas deudas se pierdan solas.
Un cliente no paga. Han pasado dos meses, luego cuatro, y la conversación ha ido derivando de «esta semana lo miro» a no contestar el teléfono. Es una de las situaciones más frecuentes y peor gestionadas del trabajo por cuenta propia, y no porque falte voluntad: falta método y, sobre todo, falta saber qué herramientas existen.
Esta guía recorre la escalera entera, de menos a más. Pero antes conviene empezar por el final, porque hay tres cantidades que se pueden reclamar además del principal y que la inmensa mayoría de los acreedores deja sobre la mesa sin saberlo.
Y una advertencia de partida: cuanto antes actúe, más barato y más probable es cobrar. No por moralina, sino por dos razones muy concretas que verá enseguida.
Los tres importes que casi nadie reclama
En operaciones comerciales entre empresas o con la Administración, la ley de morosidad reconoce al acreedor una indemnización mínima de 40 euros por los costes de cobro de cada deuda, que se devenga automáticamente y sin necesidad de reclamarla expresamente.
No es el interés legal del dinero. En operaciones comerciales es el tipo aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación más ocho puntos porcentuales. Sobre una deuda que lleva un año, la diferencia es notable.
Usted ya ingresó a Hacienda el IVA de una factura que no ha cobrado. Se puede recuperar, y desde 2023 el procedimiento es mucho más accesible de lo que era. Tiene su sección más abajo.
El reloj: cuánto tiempo tiene
Las acciones personales que no tienen plazo especial prescriben a los cinco años. Ese es el marco para reclamar el pago de la mayoría de las facturas y contratos, contados desde que la obligación pudo exigirse.
Lo importante es que ese plazo se interrumpe, y cuando se interrumpe vuelve a contar desde cero. Interrumpen la prescripción el ejercicio de la acción ante los tribunales, la reclamación extrajudicial del acreedor y cualquier acto de reconocimiento de la deuda por parte del deudor.
De ahí que la reclamación extrajudicial no sea un trámite de cortesía: es lo que mantiene viva la deuda. Y de ahí que importe poder demostrar que se hizo, con fecha. Una llamada de teléfono no acredita nada. Un correo, poco. Un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido, sí.
Fase 1. Compruebe antes de reclamar
Parece obvio y se salta constantemente. Antes de escribir una sola línea al deudor, verifique que la deuda es lo que usted cree:
- Que el importe cuadra. Descuentos aplicados, anticipos recibidos, notas de abono pendientes. Reclamar de más destruye su posición negociadora en la primera respuesta del deudor.
- Que la factura llegó y llegó bien. Datos fiscales correctos, dirigida a la razón social correcta, con el número de pedido o referencia que el cliente exige para tramitarla. Muchos «impagos» son facturas atascadas en un buzón de contabilidad.
- Que hay soporte documental. Presupuesto aceptado, contrato, correos de conformidad, albarán de entrega firmado, partes de trabajo. Todo esto vale luego, y no se puede fabricar a posteriori.
- Que el deudor sigue existiendo. Una consulta rápida al Registro Mercantil evita reclamar durante meses a una sociedad disuelta o en concurso, situación que cambia por completo la estrategia.
Si el deudor está en concurso de acreedores, deje de reclamar por su cuenta: hay que comunicar el crédito a la administración concursal en el plazo que abra el procedimiento, y actuar por libre solo hace perder tiempo.
Fase 2. El contacto informal
Una parte muy alta de los impagos se resuelve aquí, porque no son impagos: son olvidos, cambios de responsable, facturas rechazadas por un dato incorrecto o problemas puntuales de tesorería que el cliente no ha sabido cómo comunicar.
Llame, y llame a la persona adecuada. Si trata con una empresa mediana, quien decide pagar rara vez es su interlocutor comercial habitual: es administración o dirección financiera. Pregunte directamente si la factura está registrada, en qué estado está y en qué remesa de pago entraría.
Y deje rastro por escrito después de la llamada, aunque sea un correo breve resumiendo lo hablado y la fecha comprometida. Ese correo será su primera prueba de reclamación.
Fase 3. El burofax
Este es el punto de inflexión del proceso, y merece hacerse bien.
Un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido acredita tres cosas a la vez: qué dijo usted, a quién se lo dijo y cuándo. Una carta certificada normal acredita el envío, no el contenido. Un correo electrónico acredita poco si el destinatario lo niega. La diferencia de precio es de unas pocas decenas de euros y cambia por completo el valor probatorio.
- Identificación completa de acreedor y deudor, con NIF y domicilio.
- Relación de facturas impagadas: número, fecha de emisión, fecha de vencimiento e importe de cada una.
- Origen de la deuda: contrato, pedido, servicio prestado, con referencia a la documentación que lo respalda.
- Importe total reclamado, desglosando principal, intereses de demora devengados y la indemnización por costes de cobro cuando proceda.
- Un plazo concreto para el pago. Diez o quince días naturales es razonable; un mes, generoso.
- Cuenta bancaria para el ingreso. Suena tonto, pero elimina una excusa.
- Advertencia expresa de que, transcurrido el plazo, se iniciarán acciones judiciales y se valorará la inclusión en ficheros de solvencia patrimonial.
Guarde el justificante como oro. Ese burofax le va a servir para tres cosas distintas: interrumpir la prescripción, acreditar ante Hacienda la reclamación del cobro a efectos de recuperar el IVA, y cumplir el requerimiento previo de pago que exige la normativa antes de incluir a nadie en un fichero de morosidad. Tres funciones, un solo envío.
Fase 4. Negociar, si hay con quién
Un deudor que responde al burofax reconociendo la deuda pero pidiendo tiempo es, en términos prácticos, buena noticia. Cobrar en seis cuotas es infinitamente mejor que ganar un juicio contra alguien insolvente.
Si llega a un acuerdo, documéntelo con un reconocimiento de deuda firmado que incluya el importe total, el calendario de pagos y la consecuencia del incumplimiento, normalmente el vencimiento anticipado de todo lo pendiente. Ese documento, además, vuelve a interrumpir la prescripción y refuerza mucho su posición si más adelante hay que ir a juicio.
Lo que no conviene es aceptar aplazamientos verbales sucesivos. Cada uno consume semanas y ninguno deja rastro.
El proceso monitorio
Es la herramienta pensada exactamente para esto, y sigue siendo desconocida para mucha gente que arrastra facturas impagadas durante años. Su lógica es sencilla: si la deuda está documentada y el deudor no da la cara, no hace falta un juicio completo.
El tope que existía hace años desapareció. Se puede reclamar por monitorio cualquier importe.
Para la petición inicial no es preceptiva su intervención. Hay impreso normalizado disponible en los juzgados y en la administración de justicia.
Es el plazo que se da al deudor, una vez requerido, para pagar o para oponerse formalmente.
Qué se necesita. Una deuda dineraria, líquida, determinada, vencida y exigible, y un documento que la acredite: facturas, albaranes, certificaciones, correspondencia comercial o cualquier documento que en esa relación sirva habitualmente para documentar los créditos. La factura sola, con su albarán y el correo de conformidad, suele bastar.
Qué puede pasar después. Tres desenlaces:
- El deudor paga. Fin del asunto.
- El deudor no paga ni se opone. El procedimiento termina y se abre directamente la vía de ejecución sobre su patrimonio. Es el escenario más frecuente cuando el deudor no tiene argumentos.
- El deudor se opone. El asunto se resuelve en el juicio que corresponda según la cuantía, y ahí sí hará falta asistencia letrada en la mayoría de los casos.
Aunque no sea preceptivo el abogado, si el importe es relevante o intuye que el deudor va a oponerse, compensa preparar el monitorio con asesoramiento. Una petición mal planteada se puede inadmitir y hace perder meses.
Fase 6. La ejecución: qué se puede embargar
Ganar no es cobrar. Con el título en la mano se solicita la ejecución, y ahí el juzgado puede investigar el patrimonio del deudor a través de las bases de datos de la Administración: cuentas bancarias, devoluciones tributarias pendientes, vehículos, inmuebles, salarios.
Hay límites relevantes que conviene conocer de antemano para calibrar expectativas. El salario es inembargable hasta el importe del salario mínimo interprofesional, y por encima de esa cifra se embarga por tramos progresivos: cuanto más gana el deudor, mayor porcentaje. También hay bienes inembargables por su carácter imprescindible.
Conclusión incómoda pero útil: si el deudor no tiene patrimonio ni ingresos por encima del mínimo inembargable, la sentencia no le va a hacer cobrar. Por eso la valoración de solvencia debería hacerse antes de decidir ir a juicio, no después de pagar las costas.
Recuperar el IVA de la factura impagada
Cuando emitió la factura, ingresó el IVA a Hacienda aunque el cliente no le hubiera pagado. La ley permite modificar la base imponible y recuperar esa cuota cuando el crédito se considera total o parcialmente incobrable. Y desde el 1 de enero de 2023 las condiciones son bastante más razonables que antes.
Seis meses desde el devengo si usted es pyme por volumen de operaciones; un año en el resto de casos.
Cuando el deudor es consumidor final, la base imponible debe superar los 50 euros, IVA excluido. Antes de 2023 el umbral era de 300.
Además de la reclamación judicial y el requerimiento notarial, ahora vale cualquier medio que acredite fehacientemente que se ha reclamado el cobro. Su burofax entra aquí.
Seis meses desde que termina el periodo de espera, ampliado desde los tres meses anteriores. Se emite factura rectificativa y se comunica a la Agencia Tributaria.
Ese cambio de 2023 es el que convierte la recuperación del IVA en algo viable para un autónomo. Antes exigía notario o pleito; ahora basta con haber hecho las cosas bien desde el principio. Una razón más para que la fase 3 no se salte.
Ficheros de morosidad: útiles, pero con reglas
Los registros de solvencia patrimonial sirven para dos cosas distintas. Consultarlos antes de trabajar con un cliente nuevo es prevención pura. Incluir en ellos a un deudor es presión, y a menudo funciona: aparecer en un fichero complica financiación, arrendamientos y contratos de suministro.
Pero incluir a alguien indebidamente puede volverse en su contra. La normativa exige que la deuda sea cierta, vencida y exigible, que haya existido un requerimiento previo de pago, que se notifique al afectado su inclusión, y que los datos no permanezcan más allá del plazo legal desde el vencimiento. Si la deuda está en discusión o el importe no es pacífico, incluirla expone a una reclamación por protección de datos.
Entre los ficheros que se utilizan habitualmente en el ámbito empresarial español están ASNEF Empresas, Experian, Iberinform, ICIRED o el Registro de Impagados Judiciales. Cada uno tiene sus propios criterios de admisión de deudas.
Delegar: recobro, seguro de crédito y factoring
Suelen trabajar a éxito, sobre un porcentaje de lo recuperado, y casi todas fijan un importe mínimo por debajo del cual no aceptan el encargo. Verifique que sus métodos se ajustan a la normativa: las prácticas agresivas generan responsabilidad para quien contrata el servicio, no solo para quien lo presta.
Cubre el riesgo de impago a cambio de una prima y de someter a los clientes a clasificación previa. Tiene sentido cuando se factura a crédito de forma recurrente y una sola caída pondría en riesgo la tesorería.
Se cede la factura a una entidad financiera que asume el riesgo de impago. Cuesta dinero y no todas las facturas son aceptables, pero traslada el problema antes de que exista.
Regla práctica: por debajo de cierto importe, el coste de reclamar supera lo reclamado. Fije usted ese umbral por escrito para su negocio y aplíquelo sin dramatismo. Perseguir 180 euros durante siete meses cuesta más de 180 euros en tiempo.
Prevenir sale más barato que reclamar
- Consulte antes de vender. Cinco minutos de comprobación en un fichero de solvencia y en el Registro Mercantil evitan la mayoría de los sustos con clientes nuevos.
- Ponga por escrito las condiciones de pago. Plazo, forma, y qué pasa si no se cumple. En operaciones comerciales el plazo legal de pago es de treinta días, ampliable por pacto dentro de los límites que fija la ley de morosidad; no dé por supuesto el «a noventa días» que le proponga el cliente.
- Cobre por adelantado una parte. Un anticipo del 30 % o 40 % filtra clientes con más eficacia que cualquier informe.
- Facture el mismo día. Retrasar la emisión retrasa el vencimiento y desplaza todo el calendario de reclamación.
- Revise el vencido semanalmente. Quince minutos con el listado de cuentas a cobrar. Actuar en la semana uno es una llamada; actuar en el mes seis es un pleito.
- Tenga preparada la plantilla de burofax. Si tiene que redactarla desde cero cada vez, no la va a enviar nunca.
Preguntas frecuentes
¿Necesito abogado para reclamar una factura?
Para la petición inicial de un proceso monitorio, no es preceptivo. Si el deudor se opone y el asunto pasa al juicio que corresponda, en la mayoría de los casos sí. Y si el importe es alto, conviene desde el principio aunque no sea obligatorio.
¿Puedo cobrar los 40 euros a un cliente particular?
No. La indemnización por costes de cobro y el interés de demora reforzado pertenecen al régimen de las operaciones comerciales entre empresas y con la Administración. Con consumidores se aplica el régimen general de intereses, y las cláusulas penales están sujetas al control de abusividad.
Llevo cuatro años sin reclamar. ¿He perdido la deuda?
No necesariamente, pero va justo. El plazo general es de cinco años, y cada reclamación fehaciente lo reinicia. Si no ha reclamado nunca por escrito, actúe ya y hágalo por burofax.
¿Puedo recuperar el IVA y además seguir reclamando la deuda?
Sí. Modificar la base imponible no supone renunciar al crédito: usted recupera la cuota que había adelantado a Hacienda y sigue pudiendo perseguir el cobro. Si después cobra, habrá que rectificar de nuevo al alza.
El deudor me dice que el trabajo estaba mal hecho. ¿Qué hago?
Cambia el escenario: ya no es un impago sin más, sino una controversia sobre el cumplimiento. El monitorio sigue siendo posible, pero es previsible la oposición. Reúna toda la evidencia de conformidad —aceptaciones, entregas firmadas, ausencia de quejas en su momento— y valore el asunto con un profesional antes de judicializarlo.
¿Quién paga las costas?
Como regla general las asume quien ve rechazadas todas sus pretensiones, pero hay excepciones y no siempre se cubren íntegramente los gastos reales. No cuente con las costas para financiar el pleito.
Cómo está hecha esta guía
El contenido se apoya en la regulación española del proceso monitorio y la ejecución, en la ley de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales y en la normativa del IVA sobre modificación de la base imponible por créditos incobrables, incluidos los cambios en vigor desde el 1 de enero de 2023. Portal Ayudas no gestiona reclamaciones ni intermedia entre las partes.
- Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil — arts. 812 y siguientes (proceso monitorio) y régimen de la ejecución y de los bienes inembargables.
- Ley 37/1992, del IVA — art. 80.Cuatro, modificación de la base imponible por créditos incobrables.
- Agencia Tributaria — Novedades de IVA introducidas por la Ley 31/2022: cambios en el procedimiento de créditos incobrables.
- Código Civil (prescripción e interrupción de acciones personales), Ley 3/2004 por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, y Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos (sistemas de información crediticia).
Contenido divulgativo de carácter general. No constituye asesoramiento jurídico ni fiscal, ni sustituye la consulta con un abogado, un asesor fiscal o la propia Administración. Los plazos de prescripción, los requisitos del monitorio y las condiciones para recuperar el IVA dependen de las circunstancias concretas de cada crédito y de la naturaleza del deudor. Antes de iniciar acciones judiciales o de incluir a alguien en un fichero de solvencia, verifique la normativa vigente y valore su caso con un profesional: una reclamación mal planteada puede generar responsabilidad para el acreedor.