Numeración de una factura

Formato del Número de Factura

Son habituales las consultas de Pymes, autónomos profesionales y empresarios individuales sobre el formato de la numeración de las facturas.

La Agencia Tributaria ofrece estas recomendaciones para estandarizar el formato de las facturas, lo que facilita tanto la gestión interna como las posibles revisiones.

Es importante destacar que estas indicaciones se centran en la estructura de la serie de la factura, que es un elemento clave para la identificación. El hecho de que la numeración de las facturas sea correlativa y no tenga saltos es una obligación legal, y estas recomendaciones ayudan a que el formato de esa numeración sea consistente y legible para todos.

El uso de un conjunto de caracteres específicos, la limitación de espacios en blanco y la recomendación de dónde colocar la serie son pautas sencillas que evitan errores y garantizan una correcta identificación de cada documento. La recomendación de que la serie figure en primer lugar («Serie Nº de Factura») es la práctica más habitual y clara, que simplifica la búsqueda y el archivo de los documentos.

La Agencia Tributaria recomienda indicar el Nº de Serie de una factura según estas recomendaciones:

• Juego de caracteres recomendado: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ. No se recomienda el empleo de letras minúsculas.

• Espacios en blanco: no utilizar más de un espacio en blanco y tampoco al principio.

• Caracteres especiales: guion medio «-«, guion bajo «_», Barra inclinada normal «/», punto «.»

Si la Identificación de la factura incluye la Serie, se recomienda que figure en primer lugar, seguida del número de factura con un blanco por medio.

Anexo: Requisitos legales y otras consideraciones sobre la numeración de facturas

Aunque las recomendaciones sobre el formato son muy útiles, es fundamental recordar los requisitos legales que la normativa española exige para la numeración de las facturas.

• Correlatividad y unicidad: La numeración de las facturas debe ser correlativa y no puede haber saltos. Cada factura debe tener un número único, que puede estar compuesto por una serie y un número. La serie sirve para diferenciar tipos de facturas o para organizar las facturas por año, pero la numeración dentro de cada serie debe ser correlativa (por ejemplo: Serie A 1, Serie A 2, Serie A 3…).

• Series de facturación: Es legal y habitual usar series de facturación para diferentes tipos de operaciones, como:
  • Facturas ordinarias: Las facturas emitidas de forma regular.
  • Facturas rectificativas: Aquellas que corrigen o anulan una factura anterior. Estas facturas deben tener una serie diferente.
  • Facturas simplificadas: Las que se emiten en operaciones de menor cuantía. También deben tener una serie específica.
  • Series por año: Es común iniciar una serie nueva cada año (por ejemplo, A2024-1, A2025-1…).
  • Series por establecimiento: Si tienes varias tiendas o sucursales.

• No se recomienda la numeración manual: Si bien es posible hacerlo en papel, la numeración manual es una fuente de errores. La mayoría de los programas de facturación digital garantizan la correlatividad automática, evitando así posibles problemas con la Agencia Tributaria.

• Fecha de emisión: La numeración de la factura debe ser correlativa a la fecha de emisión. No se puede emitir una factura con un número posterior a una factura anterior. Por ejemplo, no puedes emitir la Factura 10 el 25 de abril y la Factura 9 el 26 de abril.

Cumplir con estas reglas es crucial para evitar sanciones y para garantizar una contabilidad ordenada y auditable.

Disclaimer: Recuerda que compartimos información con fines meramente divulgativos.